（一） 办理货票查询（抄票）手续。
１、综合业务大厅“抄票室”内存５日货票，货主需抄票时，可直接向货票管理员索取货票。
２、货主若需进一步查询具体进港煤炭车辆时，应向货票管理员提供有关发站（场）、车号、货运单号等书面情况，由货票管理员与各装卸公司稽核员联系，提供有关单据。
（二） 办理水陆联运煤炭变更手续。
１、两个（或两个以上）港务公司共有的煤种，变更时做业委托人填写《水陆联运煤炭变更申请表》，经生产业务处批准后，到港务公司办理变更事宜；
２、各港务公司独有的煤种，变更时作业委托人应填写《水陆联运煤炭变更申请表》，到港务公司办理变更事宜；
３、各港务公司接到作业委托人的变更申请后，对需要变更的煤炭的堆存期以及其它有关事宜进行审核，确认无误码后向作业委托人开具《应付款单据》，待作业委托人交纳费用后，为作业委托人办理变更手续；
４、每月５日前各港务公司将煤炭变更汇总表报生产业务处。
（三）办理水陆联运煤炭租船运输手续．
１、作业委托人持《租船合同》到煤炭港务公司办理装船事宜时，各港务公司货运计划员需对作业委托人所要装的煤炭的煤种、数量进行审核，确认无误后通知稽核员开具《应付款单据》，待作业委托人交纳费用后，货运计划员出具《装船通知单》交生产业务处，生产业务处审核后，安排靠泊事宜；
２、非水陆联运租船运输：作业委托人与港口经营人签订作业委托合同，交付费用后，港务公司货运计划员开具《装船通知单》交生产业务处，生产业务处审核后，安排靠泊事宜。
（四）办理配煤商务手续。
１、受理配煤委托。港口配煤都是在用户委托下进行的，只有用户提出局面的配煤委托书，港口才能受理，秦皇岛港目前提供的配煤服务是免费的。
２、用计算机配比分析系统选择最佳配比方案。港口接到用户的配煤委托书或协议后，即可根据用户最终所需煤炭质量的实时跟踪数据，推出可配煤种范围及最佳配比方案，为用户提供参考；当然，也可以由用户直接指定配煤种和最终质量及价位要求形成最佳配比方案。
３、与用户共同选定配比方案后，港口依此方案制定、下达配煤作业计划。
（五）办理变通运输煤炭进港手续。
１、凡与《煤种对应表》相一致的煤种，作业委托人应写《变通运输煤炭进港计划申请表》，到业务大厅办理进港手续；
２、凡与《煤种对应表》不一致的煤种，作业委托人应写《变通运输煤炭进港计划申请表》，经港务公司同意，报生产业务处处长（主管副处长）批准后，到业务大厅办理进港手续。
（六）办理汽车运输煤炭进港手续。
汽车运输煤炭进港，作业委托人需递交《汽车运输煤炭进港申请表》，经港务公司同意，报生产业务处处长（主管副处长）批准后，到业务大厅办理进港及过衡手续，并与港务公司约定进港时间。
（七） 办理煤炭过轨道衡手续。
１、 货主到生产业务处窗口提报局面过衡申请一式二份。该窗口审批后留存一份；
２、 货主持审批后的申请到铁路运输公司窗口填写《过衡申请表》；
３、 货主办理申请后每日可到铁路公司窗口索到《过衡普通记录》；
４、 货主每月２８日到铁运公司窗口索取《应付款单据》，然后到窗口结算过衡费。
（八） 办理自备车进港手续。
１、 货主持《过轨协议》到生产业务处窗口，该窗口审批后与货主签订《自备车进港协议》一式三份。并将《过轨协议》，《自备进港协议》各留存一份；
２、 货主持《自备车进港协议》到铁运公司窗口，该窗口与货主签订《自备车进港协议》。
（九） 办理外贸煤炭以出顶进手续。
１、 货主持《租船合同》到生产业务处窗口，填写《港口作业委托单》、《水陆货物运单》，每表一式六份，该窗口审核后留存《租船合同》和《港口作业委托单》；《水陆货物运输单》交之海船代公司窗口。
２、 货主将审批后的《租船合同》、《港口作业委托单》交相应的煤炭装卸公司窗口办理装船手续；
３、 货主到铁路运输公司窗口，填写《运输申请表》，办理装本局、外路车手续。该窗口向货主出具《应付款单据》；
４、 货主持《应付款单据》到结算窗口预压支票或现金。等实际作业完成后，在该窗口结算铁路运输杂费。
（十） 签定煤炭年度中转合同（协议）。
港口经营人与煤炭的生产企业或消费企业，在平等互利，协商一致的前提下，就年度经秦皇岛港的煤炭中转量签订年度作业委托合同或中转合同（协议）。作业委托合同或中转合同所包括的条款：１、货物名称；２、作业委托人和港口经营人名称；３、货物重量；４、港口费用及其结算方式；５、特约事项；６、违约责任。生产业务处会同各港务公司研究后代表港务局与作业委托人签订年度作业委托合同或中转合同（协议）。
（十一） 收取装卸煤炭费用。
１、 水陆联运煤炭（一次收费），除向发站一次性收取的换装包干费和代征费外，港建费、超期推存费、过衡费等均于煤炭下水前向作业委托人收取（另有约定的除外）；
２、 直达运输、变通运输、汽车运输进港的煤炭，在港内发生的费用及代征费，均于煤炭下水前由和港务公司向作业委托人收取，进二、三港务公司的过衡费由铁运公司收取（汽车运输除外）；
３、对信誉好、效益稳定，与港务局有协议的外贸、电力、冶金、化工等国家重点企业，经生产业务处批准，可于装船作业完毕后，按实际作业数量结算港口费用。否则，由此产生的拖欠款与港务公司自行负责追缴。
（十二） 收取煤炭超期推存费。
１、 各港务公司应按收货人建立推存台帐。计费人员依据台帐本着“先来先走”的原则，向应缴费人收取超期推存费（经局批准予以免收的除外）。对发生超期堆存费的煤炭，港务公司计费人员应及时通知有关货主；
２、 各港务公司应严格执行局减免超期堆存费的管理办法，对确由港方原因造成的煤炭超期堆存，由货主提出申请并填写“超期推存费减免审批表”，有关港务公司填写情况说明，签字盖章后，由生产业务处进行审批；
３、 水陆联运煤炭，发生变更运输的，变更前产生的超期堆存费必须在变更前结清费用，否则不予变更。超期堆存的煤炭变更后不及时装船，继续计收超期堆存费